O teste da gaveta
Faça um exercício rápido. Se um auditor-fiscal chegasse hoje e pedisse o PGR em vigor, o PCMSO, os ASOs dos empregados do setor de manutenção, as fichas de EPI deles e os certificados de treinamento de trabalho em altura, quanto tempo a empresa levaria para reunir tudo? E teria certeza de que são as versões atuais?
Se a resposta envolve procurar em e-mails antigos, pedir para a clínica anterior ou ligar para o técnico que saiu da empresa, o problema não é falta de documento. É gestão.
O que entra no acervo
| Grupo | Exemplos | Acesso |
|---|---|---|
| Programas e laudos | PGR, PCMSO, LTCAT, laudos de insalubridade e periculosidade, AET, PCA, PPR | Gestão e SST |
| Saúde ocupacional | ASOs, convocações para exames periódicos | RH e equipe de saúde |
| Prontuário médico | Anamneses, resultados de exames, relatórios | Somente equipe médica |
| Treinamentos | Listas de presença, certificados, conteúdos programáticos | RH e SST |
| Proteção | Fichas de EPI, ordens de serviço, autorizações de trabalho | SST e lideranças |
| Ocorrências | CATs, análises de acidentes, atas da CIPA | SST e CIPA |
Como organizamos
- Inventário do acervo. Listamos tudo o que existe, onde está e em que formato.
- Diagnóstico de lacunas. Apontamos documentos ausentes, vencidos, sem assinatura ou com versões conflitantes.
- Estrutura e nomenclatura. Criamos uma organização padrão por unidade, tipo de documento e trabalhador, que qualquer pessoa autorizada entende.
- Controle de versões e validade. Cada programa e laudo tem data de revisão acompanhada; versões antigas ficam arquivadas, não misturadas.
- Regras de acesso. Definimos quem vê o quê, separando dados de gestão e informações de saúde.
- Tabela de guarda. Estabelecemos quanto tempo cada documento deve ser mantido, conforme as normas aplicáveis.
Sigilo não é detalhe
Prontuários médicos, resultados de exames e atestados com diagnóstico são dados pessoais sensíveis na LGPD e estão sob sigilo profissional. Eles não podem ficar na mesma pasta compartilhada que o PGR. Na nossa gestão, o PCMSO e o prontuário seguem sob responsabilidade da equipe médica, e o RH acessa o que precisa para administrar, como o ASO e as pendências de exame.
Troca de fornecedor sem perda de histórico. Quando a empresa muda de clínica ou de consultoria, a transferência dos prontuários precisa seguir regras éticas e de sigilo. Orientamos esse processo para que nada se perca nem fique exposto.
Para quem a organização faz mais diferença
- Empresas que prestam serviço a grandes contratantes e enviam documentação de SST todo mês.
- Quem participa de licitações e credenciamentos.
- Empresas com processos trabalhistas que pedem documentos antigos.
- Grupos com várias unidades e documentos espalhados.
- Quem está se preparando para uma auditoria de SST ou fiscalização.
Papel, digital ou os dois
Muitas empresas vivem uma fase de transição: parte do acervo está em papel, parte em pastas digitais sem padrão. Não é preciso digitalizar tudo de uma vez. Definimos o que passa a nascer digital, como ASOs e certificados com assinatura eletrônica, o que deve ser digitalizado para consulta e o que precisa ser mantido em papel. O importante é que qualquer documento possa ser encontrado rápido, independentemente do formato.
Integrado com o resto da rotina
Quando a MT8 também faz os exames, os laudos e os treinamentos, os documentos já nascem no padrão e entram direto no acervo. As fichas da gestão de EPI e os registros do canal de denúncias, quando existem, também podem ser incluídos com acesso restrito. Atendemos empresas de Goiânia e região, e o serviço pode ser contratado sozinho ou dentro do BPO de SST.